Inschrijven op een BVP

BVP betekent Best Value Procurement. Inschrijven op een BVP-aanbesteding vraagt een heel andere aanpak dan inschrijven op een reguliere aanbesteding. Hier lees je wat BVP inhoudt en wat de belangrijkste do’s en dont’s zijn.

 

Wat je in een BVP beschrijft

In een BVP-aanbesteding beschrijf je je aanbieding in eerste instantie alleen op hoofdlijnen, in maximaal twee A4 per onderdeel. Het zijn altijd dezelfde 3 vaststaande onderdelen:

  1. Prestatiedossier
  2. Risicodossier
  3. Kansendossier

De opdrachtgever beoordeelt deze 3 dossiers op basis van dominante prestatie-informatie. Dominante prestatie-informatie staat voor ‘eenduidige meetgegevens over jouw prestaties’. Het is informatie die meetbaar is en waar je geen speld tussen kunt krijgen. Door deze manier van beoordelen word je als inschrijver gedwongen je heel duidelijk te onderscheiden van anderen en kan de opdrachtgever daardoor in korte tijd en met weinig energie de expert eruit pikken.

Bijvoorbeeld:

PARTIJ 1 schrijft “wij geven op alle onderdelen van de installatie een garantie van 10 jaar.”

PARTIJ 2 schrijft: “Onze garantie sluit aan bij de gangbare garantiebepalingen in de markt.”

Voor welke partij zou jij kiezen als jij de opdrachtgever was?

 

Slechts 6 A4’tjes om een onderscheidend aanbod te doen
  1. Prestatiedossier (2 A4)

In het prestatiedossier geef je een beschrijving van de concrete resultaten, waarmee je als inschrijver de projectdoelstellingen van de opdrachtgever gaat realiseren. Je geeft hier tevens aan waarom je zo zeker weet dat het je ook echt gaat lukken. Je moet dus onderbouwen waarom de aangedragen maatregelen het effect hebben dat je beloofd. Dit moet goed en controleerbaar zijn, bijvoorbeeld met gegevens over vergelijkbare opdrachten uit het verleden, vanuit de literatuur, of onderzoek. Als je onderbouwing niet verifieerbaar is, val je in de Concretiseringsfase door de mand…

  1. Risicodossier (2 A4)

In de 2 A4’tjes van het risicodossier beschrijf je welke bedreigingen voor de opdracht je vanuit jouw expertise ziet. Het gaat daarbij om risico’s die de projectdoelstellingen bedreigen, maar die primair buiten je eigen invloedsfeer liggen. Je kunt er als bedrijf wel preventieve maatregelen voor aanbieden. Bijvoorbeeld: je gaat een project doen waarbij het mogelijk is dat actiegroepen de voortgang verstoren (bedreigt projectdoelstelling om op tijd op te leveren). In principe heb je vanuit de primaire rol als opdrachtnemer geen invloed op deze groepen. Je kunt echter als opdrachtnemer wél zorgen dat je zodanig over het project communiceert dat de kans dat de actiegroepen roet in het eten gooien wordt verkleind. Een risico als “onvoldoende capaciteit bij opdrachtnemer om de opdracht uit te voeren”, is duidelijk een intern risico en dien je gewoon te beheersen. Dit is dus geen goed risico om op te nemen in het dossier.

  1. Kansendossier (2 A4)

In het kansendossier geef je als inschrijver aan welke mogelijkheden je ziet om extra waarde toe te voegen. Deze kansen moeten extra zijn bovenop het behalen van de projectdoelstellingen. Je moet ook de prijs van iedere kans opgeven. Om goede kansen te formuleren is het essentieel om de wensen, doelstellingen en uitdagingen van je opdrachtgever goed te kennen. Gebruik hiervoor de vragenronde, maar doe bijvoorbeeld ook research naar beleidsstukken en beoordeel vanuit je expertise waarmee je extra waarde kan toevoegen. Bij veel BVP’s vraagt de aanbestedende dienst naast de 3 dossiers aanvullend een projectplanning en een beschrijving of het cv van de sleutelfunctionarissen. Deze 2 items worden niet beoordeeld; ze zijn ter informatie.

 

Interviews; geen gezellig gesprek!

Na het beoordelen van de dossiers volgt de interviewronde. De interviews worden afgenomen bij de functionarissen die een belangrijke positie gaan bekleden in de uitvoering van de opdracht, de zogenaamde sleutelfunctionarissen. Wanneer zij in staat zijn het gehele project te overzien, verantwoordelijkheid tonen en de aanbesteding en eigen inschrijving volledig doorgronden, scoren zij een goed cijfer voor het interview. Zo’n interview is absoluut geen gesprek. Het is meer een ‘verhoor’ waarbij er van de kant van de opdrachtgever geen feedback of reactie komt over de gegeven antwoorden. De interviewer stelt alleen vragen. Haaks op de interviewtafel staat de tafel van de beoordelaars. Ook zij geven geen reactie. Van de interviews worden geluids- of video-opnames gemaakt.

 

Concretiseringsfase

Met de best scorende inschrijver wordt de Concretiseringsfase gestart. In deze fase moet je als inschrijver je inschrijving uitwerken en dus verduidelijken. Ook moet je alle dominante prestatie-informatie aanbieden voor verificatie. Pas als deze fase positief is doorlopen wordt er daadwerkelijk gegund. Hierbij wringt trouwens een aanbestedingsrechtelijke schoen… Maar dat lees je binnenkort in een nieuwe blog.

 

De belangrijkste do’s en dont’s bij inschrijven op BVP’s

 Een gedetailleerde technische uiteenzetting in je dossiers opnemen.

  • De expert kenmerkt zich door heldere, korte uitleg, die echt iedereen kan begrijpen.

Als je iets niet eenvoudig uit kunt leggen, begrijp je het zelf niet”. (Einstein)

  • Jouw bedrijf wervend aanprijzen met niet-meetbare beloften.
  • Kom met eenvoudige cijfers (metrics). Bijvoorbeeld resultaten uit het verleden, concrete beloftes die je aantoonbaar kunt waarmaken, referenties van klanten, ervaringsjaren, wetenschappelijk aangetoonde resultaten. 
  • Beschrijven hoe je de opdracht gaat aanpakken (dan kom je ook zeker in de knel met de ruimte!).
  • Focus je op de doelstelling(en) van de opdracht en wát je gaat inzetten of presteren om deze te bereiken. Deze beschrijving moet 100% SMART zijn!
  • Je sleutelfiguren voor het interview de BVP-dossiers ‘even’ laten lezen en ze bijpraten.
  • De sleutelfiguren intensief betrekken bij het opstellen van het prestatiedossier, risicodossier en kansendossier. Ze zijn voor het interview dus al volledig op de hoogte.

 

 Hulp bij BVP

TenderSucces heeft uitgebreide expertise en gecertificeerde adviseurs in huis om jouw organisatie te helpen een BVP-aanbesteding te winnen. Wij ondersteunen je met:

  • Het bepalen van de winnende strategie.
  • Het opstellen van het prestatiedossier, inclusief het verzamelen van dominante prestatie-informatie.
  • Het opstellen van het risicodossier door middel van risicosessies.
  • Het verzamelen van ideeën (creatieve denktank) voor het kansendossier.
  • Voorbereiden van de interviewvragen.
  • Interviewtraining van de sleutelfunctionarissen.

Laat je niet ontmoedigen door het strenge format van de inschrijving en de interviews bij een BVP. Kenmerkend voor Best Value opdrachten is dat jij als inschrijver de expert bent. De opdrachtgever biedt je met deze aanpak juist alle ruimte voor je creativiteit. Als je eenmaal de drempel van de aanbesteding over bent, heb jíj juist meer regie. Past dit bij jouw organisatie, ga er dan voor en scoor! 

 

geschreven door Christel van Koppen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *