Eenvoudige taal scoort bij aanbestedingen

aanbestedingen

Onder dankzegging van uw aanbesteding is het ons een genoegen u hierbij onze aanbieding te doen toekomen met betrekking tot het voorbereiden en uitvoeren van de gevraagde werkzaamheden betreffende bovengenoemd project.”

Dit is nog maar de 1e zin van een inschrijving op een EMVI-aanbesteding. Heb medelijden met de toetsers die de rest van deze inschrijving moeten lezen!

Waarom zo formeel?

Waarom schrijven mensen toch zo formeel en hoogdravend? Waarschijnlijk met de beste bedoelingen. Om respectvol over te komen bijvoorbeeld. En om een slimme indruk te maken met lange, samengestelde zinnen en ingewikkelde woorden.

Niet dus…

De paradox is dat je juist dommer overkomt met zulke teksten.

“Als we twee teksten lezen, dan beoordelen we de schrijver van de tekst die het eenvoudigst te lezen is als intelligenter.” Dat beweert D.M. Oppenheimer, Professor in de psychologie. En ook A. Einstein zegt: “als je het niet eenvoudig kunt uitleggen, snap je het zelf niet.”

Waarom eenvoudige taal helpt bij het winnen van aanbestedingen

Juist bij inschrijvingen op aanbestedingen bevelen we eenvoudige taal aan. Het leest namelijk meer ontspannen. En een ontspannen lezer houdt een goed humeur. En een goed humeur zorgt voor een betere score. Eenvoudige taal is bovendien kort, direct en helder. SMART dus. En SMART’e teksten zijn precies waar men naar vraagt. Inschrijven op aanbestedingen doe je dus in eenvoudige taal. Maar hoe dan?

5 tips voor eenvoudige taal in aanbestedingsdocumenten
  1. Schrijf zoals je praat. Of ben jij iemand die in spreektaal strooit met woorden als ‘tevens’, ‘niettegenstaande’, ‘voorts’, ‘doen toekomen’,’ alsmede’, ‘derhalve’, ‘teneinde’ of ‘thans’?
  2. Maak zinnen niet te lang. Een zin bevat maar 1 boodschap. Zet er dus eerder een punt achter!
  3. Schrijf alsof je de opdracht zeker gaat doen, niet onder voorbehoud dat er eerst gegund moet worden. Dus niet: “Als we de opdracht van u gegund krijgen dan zullen we…” En geen: we kunnen, we zijn in staat om, we willen. Dat is twijfeltaal. De opdrachtgever denkt: “Ze schrijven dat ze het kunnen, maar doen ze het dan ook? Dat is vast meerwerk. Nul punten.”
  4. Schrijf actief door voltooid deelwoorden te vermijden. Vergelijk deze 2 zinnen maar eens:
    1. De materialen worden geleverd.
    2. Wij leveren de materialen.
  • De 1e zin is passief. Hij is langer dan de 2e door het voltooid deelwoord en het hulpwerkwoord ‘worden’. Bovendien is niet duidelijk wíe de materialen levert. Misschien een externe leverancier? Of levert de opdrachtgever de materialen zelf? Er is teveel ruimte voor interpretatie. Actieve zinnen dwingen je om SMART te zijn.
  1. Jip-en-Janneketaal is niet nodig. Je schrijft niet voor kleuters en je mag best vaktaal gebruiken. Papegaai een beetje de woorden uit de uitvraag na. Heeft de opdrachtgever het over onderhoudsmonteurs, kom dan niet aan met maintenance engineers. Ook al gebruiken ze deze woorden in jouw organisatie nooit. De lezer moet zijn uitvraag herkennen in jouw tekst. Maar… laat ook zien dat je de wijste bent en papagaai geen fouten na. Schrijf cv met kleine letters zonder puntjes, ook al vraagt de aanbestedende partij om C.V.’s. Als ze tenminste curricula vitae bedoelen, in plaats van carnavalsverenigingen.
Omdat ‘ie het waard is

Een eenvoudige beknopte tekst schrijven is veel moeilijker dan je denkt. Maar het is een grote service voor je lezer. Je kunt je ermee onderscheiden van de andere inschrijvers. Dat maakt het de inspanning waard. Want het gemak van de aanbestedende partij, die niet alleen jouw stukken maar ook die van anderen moet lezen en beoordelen, staat centraal. Toch?

geschreven door Christel van Koppen

One thought on “Eenvoudige taal scoort bij aanbestedingen

  1. AnitA Reply

    Ha Christel,
    Helder en heel herkenbaar verhaal. Behulpzaam zoals je alles weer op een rijtje hebt gezet. ??

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *