4 tips voor de Nota van Inlichtingen

nota van inlichtingen

 “Bij bijna al onze aanbestedingen krijgen we tijdens de inlichtingenronde van een vaste inschrijver precies dezelfde lijst met 20 vragen over onze gunningsmethodiek. Blijkbaar is deze partij het niet eens met onze methodiek en probeert hij dit tijdens ieder aanbestedingsproces opnieuw te veranderen. Wij hebben inmiddels een lijst met 20 standaardantwoorden op de plank liggen die we copy/paste weer terugsturen in de nota van inlichtingen, dus veel extra werk levert het niet op. Hoogstens irritatie. Ik vraag me af waarom die partij niet eens een afspraak met ons maakt buiten een aanbestedingsproces om. Dan kan hij zijn bezwaren uiten tijdens een gesprek, kunnen wij onze overwegingen uitleggen en kunnen we dit oplossen.”

 

1. Smeed het ijzer als het koud is

De bovenstaande gebeurtenis vertelde een inkoper ons tijdens een congres. De boodschap is helder “smeed het ijzer ook eens als het koud is”. Oftewel, als je niet in een strak gereguleerd aanbestedingsproces zit kun je gewoon een afspraak maken met (potentiële) opdrachtgevers zodat een volgende aanbesteding beter verloopt.

 

2. Stel een vraag individueel of algemeen

Veel inschrijvende partijen weten niet dat je vragen ook individueel kunt stellen. De vraag en het antwoord worden niet gedeeld met de andere inschrijvers. Dit kan belangrijk zijn als jouw vragen de concurrerende inschrijver op een idee kunnen brengen waardoor jouw positie wordt ondermijnd. Maar zelfs als je als inschrijver meent dat jouw vraag echt een individuele behandeling vereist, de opdrachtgever denkt daar soms anders over. En dan staat jouw vraag gewoon open en bloot op de Nota van Inlichtingen, zichtbaar voor de concurrerende inschrijvers die er hun voordeel mee doen. Om dit te voorkomen adviseren we om expliciet te vermelden dat een vraag individueel is. Met als toevoeging dat mocht de opdrachtgever daar anders over denken, de vraag als niet verzonden te beschouwen. Dan krijg je misschien geen antwoord op jouw individuele vraag, maar jouw ‘bedrijfsgeheimen’ worden tenminste niet in de groep gegooid.

 

3. Stel die vraag gewoon

Welk risico loop je als je een vraag níet stelt? Je loopt bijvoorbeeld risico’s als voor jou niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor welke kosten. Dan schrijf je bijvoorbeeld in voor een veel groter bedrag dan je concurrenten omdat je niet begrepen had dat bepaalde kosten voor de opdrachtgever zelf waren. Dan verlies je de opdracht op prijs. Of het is juist andersom. Je gaat ervan uit dat de opdrachtgever kosten voor bepaalde onderdelen voor zijn rekening neemt, maar verifieert dit niet in de inlichtingenronde. Je schrijft vervolgens in met een (te) lage prijs, wint de opdracht daardoor, maar je moet de opdracht wél uitvoeren voor het aangeboden bedrag…. Domme vragen bestaan niet. Behalve die vraag die niet gesteld wordt.

 

4. Polijst je vragen voor de nota van inlichtingen

We hebben veel vragen moeten redigeren voordat ze naar de opdrachtgever verstuurd konden worden. Vragen met een verongelijkte of geïrriteerde toon bijvoorbeeld. Natuurlijk, tenderen kan stressvol zijn vanwege de strakke deadline en regels. Maar je kunt er gerust vanuit gaan dat de opdrachtgever deze aanbesteding niet heeft opgesteld om jouw leven zuur te maken. Hij wil oprecht kwalitatief goede inschrijvingen! In de inlichtingenronde jouw vragen op een drammerige of geïrriteerde toon stellen getuigt niet van communicatietalent. Houd je emoties er dus buiten en stel je vragen objectief, opbouwend en als de professionele deskundige die je bent. Toch?


geschreven door Christel van Koppen en  Inge van Laarhoven

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *